Bui An
Lãng Khách
Synology Drive là một giải pháp lưu trữ đám mây cá nhân và công việc nhóm, kết hợp các tính năng của File Station, Office, và Cloud Station, cung cấp một nền tảng toàn diện để lưu trữ, quản lý, chia sẻ, và đồng bộ hóa dữ liệu.
Với những ai đang dùng NAS của Synology, chắc chắn không thể bỏ qua tính năng này. Dù vậy, không phải ai cũng biết rõ ràng và đầy đủ những tính năng hữu ích mà nó mang lại. Qua bài viết này, HDvietnam sẽ giới thiệu chi tiết các tính năng để người dùng NAS Synology có thể tận dụng nó một cách hiệu quả nhất.
Quản lý và truy cập dữ liệu linh hoạt đa nền tảng
Một trong những điểm mạnh lớn nhất của Synology Drive là khả năng truy cập và quản lý dữ liệu từ bất kỳ đâu, trên nhiều nền tảng khác nhau. Đây là điều đương nhiên mà bất kỳ người dùng NAS nào cũng hướng tới khi bắt đầu tận dụng các lợi thế của cloud build riêng.
Synology Drive hỗ trợ truy cập thông qua giao diện web, truy cập dữ liệu trực tiếp qua trình duyệt như Chrome, Firefox hoặc Edge mà không cần cài đặt thêm phần mềm, cái này mình đánh giá là rất tiện lợi, nhất là với những ai lười hoặc không biết cài đặt cấu hình quá sâu.
Bên cạnh đó là ứng dụng máy tính Synology Drive Client, cho phép đồng bộ hóa và sao lưu dữ liệu từ máy tính (Windows, macOS, Ubuntu) lên NAS Synology một cách liền mạch. Cùng với đó là ứng dụng di động Synology Drive trên iOS và Android cho phép người dùng duyệt, chỉnh sửa, chia sẻ và sao lưu dữ liệu từ điện thoại hoặc máy tính bảng.
Ứng dụng Synology Drive trên smartphone
Có thể thấy Synology Drive bao trùm mọi nền tảng, mọi nơi mà người dùng có thể sử dụng, không thiếu một nền tảng nào, cần là có, tìm là thấy ngay dữ liệu mình mong muốn, cũng như có thể làm việc, thao tác, chỉnh sửa nó ngay lập tức.
Đồng bộ hóa và sao lưu dữ liệu hiệu quả
Synology Drive cung cấp khả năng đồng bộ hóa dữ liệu nhanh chóng và đáng tin cậy giữa các thiết bị, đảm bảo rằng mọi thay đổi trên tệp đều được cập nhật tức thời trên tất cả các nền tảng được liên kết. Đây là một trong những tính năng mà người rất cần, khi mà mọi thay đổi chỉnh sửa với file làm việc đều được cập nhật ngay lên NAS, để sao lưu một cách nhanh chóng và an toàn nhất.
Sử dụng Synology Drive sẽ có nhiều tùy chọn để đồng bộ hóa (sync) dữ liệu. Trong đó bao gồm đồng bộ hóa 2 chiều, đồng bộ 1 chiều, đồng bộ theo yêu cầu, đồng bộ chọn lọc. Mỗi phương pháp sẽ có một cách thức đồng bộ khác nhau, tùy theo nhu cầu của người dùng mà lựa chọn phương án hợp lý. Ví dụ như tính năng On-demand Sync (đồng bộ theo yêu cầu), các File chỉ được tải xuống máy tính khi người dùng mở hoặc chỉnh sửa, giúp tiết kiệm dung lượng lưu trữ cục bộ và giảm tải cho máy chủ. Điều này rất phù hợp cho người dùng có dung lượng ổ cứng hạn chế nhưng vẫn muốn truy cập toàn bộ dữ liệu trên NAS.
Còn với người viết bài, sau khi dùng thử thì quyết định sẽ chọn option là One way sync, vì nó phù hợp với nhu cầu. Mình nhận ra điều này khi lọc hình một folder, xóa gần 1000 tấm xong hôm sau NAS phục hồi lại y nguyên, do mình để Two way sync (2 chiều mà). Có lẽ, đồng bộ 2 chiều phù hợp với nhiều thiết bị kết nối vào NAS và nhiều người trong team cùng làm việc, sẽ đảm bảo nhanh chóng và tiện nhất.
Chia sẻ và làm việc nhóm hiệu quả
Synology Drive không chỉ là công cụ lưu trữ mà còn là nền tảng hỗ trợ làm việc nhóm trực tuyến. Một số tính năng hỗ trợ chia sẻ và cộng tác bao gồm, Team Folder: Cho phép tất cả thành viên trong nhóm quản lý tệp mà không cần phân quyền bổ sung, giúp đơn giản hóa quy trình làm việc nhóm. Ngoài ra, người dùng có thể chia sẻ tệp nội bộ bằng cách chọn tài khoản đồng nghiệp hoặc chia sẻ ra bên ngoài thông qua liên kết hoặc mã QR. Các tùy chọn bảo mật như đặt mật khẩu, ngày hết hạn truy cập hoặc tắt tính năng tải xuống giúp kiểm soát thông tin nhạy cảm.
Synology Office tích hợp sẵn để người dùng có thể dùng với bất kỳ loại tài liệu nào
Một điều mình rất thích ở Synology đó là tích hợp Synology Office. Synology Drive tích hợp với Synology Office sẽ cho phép chỉnh sửa trực tuyến các tài liệu, bảng tính và bài thuyết trình theo thời gian thực. Người dùng có thể chuyển đổi giữa các định dạng như Microsoft Word, Excel, PowerPoint, OpenDocument ODF và ODS, nâng cao năng suất làm việc nhóm.
Những tính năng này của Synology Drive rất mạnh mẽ, đặc biệt phù hợp cho doanh nghiệp nhỏ và vừa. Việc tích hợp Synology Office giúp giảm phụ thuộc vào các dịch vụ bên thứ ba, chủ động hơn, an toàn hơn. Tuy nhiên, giao diện chỉnh sửa tài liệu có thể hơi khác một chút so với Google Docs, và tốc độ đồng bộ khi nhiều người cùng chỉnh sửa đôi lúc bị trễ nếu băng thông mạng hạn chế.
Tìm kiếm và quản lý dữ liệu thông minh
Synology Drive tích hợp công cụ Universal Search, giúp người dùng định vị tệp và thư mục ngay lập tức dựa trên tên, nội dung metadata, vị trí, loại tệp, kích thước hoặc ngày tháng. Tính năng này đặc biệt hữu ích trong môi trường doanh nghiệp với khối lượng dữ liệu lớn, giúp tiết kiệm thời gian tìm kiếm và tăng hiệu quả công việc.
Ngoài ra, Synology Drive cung cấp giao diện quản lý trực quan, cho phép người dùng giám sát dung lượng lưu trữ, yêu cầu tăng hạn ngạch với quản trị viên và tổ chức dữ liệu theo nhãn hoặc thư mục. Tính năng Nhận dạng Ký tự Quang học (OCR) trên ứng dụng di động còn cho phép quét và chuyển đổi tài liệu giấy thành tệp PDF hoặc PNG có thể tìm kiếm được.
Quản lý phiên bản và khôi phục dữ liệu
Một trong những tính năng mà người dùng NAS cũng rất cần đó là khôi phục lại các phiên bản cũ. Trong quá trình chỉnh sửa file, làm việc thao tác trên các file, đôi khi xảy ra các lỗi không mong muốn, người dùng sẽ có nhu cầu khôi phục trở lại phiên bản trước đó, đây chính là lúc Synology Drive nhảy ra cứu rỗi, vì nó có khả năng lưu lại các phiên bản khác nhau của dữ liệu.
Người dùng có thể xem lịch sử phiên bản, so sánh thay đổi, và khôi phục file/thư mục về trạng thái trước đó trực tiếp từ Synology Drive Client hoặc Admin Console. Đặc biệt hơn cả là Synylogy phát triển một công nghệ về sao lưu với tên gọi là Intelliversioning, đây là thuật toán độc quyền của Synology chỉ lưu giữ các phiên bản file có thay đổi đáng kể, giúp tiết kiệm dung lượng lưu trữ so với lưu toàn bộ phiên bản.
Để cài đặt thì người dùng có thể lựa chọn số lượng phiên bản muốn lưu lại, tuy nhiên, nếu chọn số lượng phiên bản càng nhiều thì sẽ càng tốn dung lượng lưu trữ, nên mình nghĩ lưu lại 2 – 3 phiên bản trước đó để đề phòng thôi là đẹp nhất. Tất nhiên với các công ty lớn, nhiều người tham gia làm việc chung thì có thể chọn lưu lại 8 phiên bản, để khi cần có thể phục hồi những dữ liệu quan trọng.
Kết luận
Synology Drive là một giải pháp lưu trữ đám mây riêng toàn diện, kết hợp các tính năng đồng bộ hóa, chia sẻ, quản lý và bảo mật dữ liệu trong một nền tảng duy nhất. So với các dịch vụ đám mây công cộng như Google hay Microsoft, Synology Drive mang lại lợi thế về quyền kiểm soát dữ liệu, bảo mật cao và không yêu cầu phí định kỳ, với dung lượng lưu trữ tùy ý khi đầu tư thiết bị NAS.
Có thể thấy, Synology Drive là lựa chọn lý tưởng cho cả cá nhân và doanh nghiệp muốn sở hữu một đám mây riêng an toàn và linh hoạt. Tích hợp thêm Synology Office và các công cụ thông minh như Universal Search hay Intelliversioning, Synology Drive không chỉ giúp lưu trữ dữ liệu mà còn nâng cao hiệu suất làm việc nhóm và bảo vệ tài sản số.
Với những ai đang dùng NAS của Synology, chắc chắn không thể bỏ qua tính năng này. Dù vậy, không phải ai cũng biết rõ ràng và đầy đủ những tính năng hữu ích mà nó mang lại. Qua bài viết này, HDvietnam sẽ giới thiệu chi tiết các tính năng để người dùng NAS Synology có thể tận dụng nó một cách hiệu quả nhất.
Quản lý và truy cập dữ liệu linh hoạt đa nền tảng
Một trong những điểm mạnh lớn nhất của Synology Drive là khả năng truy cập và quản lý dữ liệu từ bất kỳ đâu, trên nhiều nền tảng khác nhau. Đây là điều đương nhiên mà bất kỳ người dùng NAS nào cũng hướng tới khi bắt đầu tận dụng các lợi thế của cloud build riêng.
Synology Drive hỗ trợ truy cập thông qua giao diện web, truy cập dữ liệu trực tiếp qua trình duyệt như Chrome, Firefox hoặc Edge mà không cần cài đặt thêm phần mềm, cái này mình đánh giá là rất tiện lợi, nhất là với những ai lười hoặc không biết cài đặt cấu hình quá sâu.
Bên cạnh đó là ứng dụng máy tính Synology Drive Client, cho phép đồng bộ hóa và sao lưu dữ liệu từ máy tính (Windows, macOS, Ubuntu) lên NAS Synology một cách liền mạch. Cùng với đó là ứng dụng di động Synology Drive trên iOS và Android cho phép người dùng duyệt, chỉnh sửa, chia sẻ và sao lưu dữ liệu từ điện thoại hoặc máy tính bảng.
Ứng dụng Synology Drive trên smartphone
Có thể thấy Synology Drive bao trùm mọi nền tảng, mọi nơi mà người dùng có thể sử dụng, không thiếu một nền tảng nào, cần là có, tìm là thấy ngay dữ liệu mình mong muốn, cũng như có thể làm việc, thao tác, chỉnh sửa nó ngay lập tức.
Đồng bộ hóa và sao lưu dữ liệu hiệu quả
Synology Drive cung cấp khả năng đồng bộ hóa dữ liệu nhanh chóng và đáng tin cậy giữa các thiết bị, đảm bảo rằng mọi thay đổi trên tệp đều được cập nhật tức thời trên tất cả các nền tảng được liên kết. Đây là một trong những tính năng mà người rất cần, khi mà mọi thay đổi chỉnh sửa với file làm việc đều được cập nhật ngay lên NAS, để sao lưu một cách nhanh chóng và an toàn nhất.
Sử dụng Synology Drive sẽ có nhiều tùy chọn để đồng bộ hóa (sync) dữ liệu. Trong đó bao gồm đồng bộ hóa 2 chiều, đồng bộ 1 chiều, đồng bộ theo yêu cầu, đồng bộ chọn lọc. Mỗi phương pháp sẽ có một cách thức đồng bộ khác nhau, tùy theo nhu cầu của người dùng mà lựa chọn phương án hợp lý. Ví dụ như tính năng On-demand Sync (đồng bộ theo yêu cầu), các File chỉ được tải xuống máy tính khi người dùng mở hoặc chỉnh sửa, giúp tiết kiệm dung lượng lưu trữ cục bộ và giảm tải cho máy chủ. Điều này rất phù hợp cho người dùng có dung lượng ổ cứng hạn chế nhưng vẫn muốn truy cập toàn bộ dữ liệu trên NAS.
Còn với người viết bài, sau khi dùng thử thì quyết định sẽ chọn option là One way sync, vì nó phù hợp với nhu cầu. Mình nhận ra điều này khi lọc hình một folder, xóa gần 1000 tấm xong hôm sau NAS phục hồi lại y nguyên, do mình để Two way sync (2 chiều mà). Có lẽ, đồng bộ 2 chiều phù hợp với nhiều thiết bị kết nối vào NAS và nhiều người trong team cùng làm việc, sẽ đảm bảo nhanh chóng và tiện nhất.
Chia sẻ và làm việc nhóm hiệu quả
Synology Drive không chỉ là công cụ lưu trữ mà còn là nền tảng hỗ trợ làm việc nhóm trực tuyến. Một số tính năng hỗ trợ chia sẻ và cộng tác bao gồm, Team Folder: Cho phép tất cả thành viên trong nhóm quản lý tệp mà không cần phân quyền bổ sung, giúp đơn giản hóa quy trình làm việc nhóm. Ngoài ra, người dùng có thể chia sẻ tệp nội bộ bằng cách chọn tài khoản đồng nghiệp hoặc chia sẻ ra bên ngoài thông qua liên kết hoặc mã QR. Các tùy chọn bảo mật như đặt mật khẩu, ngày hết hạn truy cập hoặc tắt tính năng tải xuống giúp kiểm soát thông tin nhạy cảm.
Synology Office tích hợp sẵn để người dùng có thể dùng với bất kỳ loại tài liệu nào
Một điều mình rất thích ở Synology đó là tích hợp Synology Office. Synology Drive tích hợp với Synology Office sẽ cho phép chỉnh sửa trực tuyến các tài liệu, bảng tính và bài thuyết trình theo thời gian thực. Người dùng có thể chuyển đổi giữa các định dạng như Microsoft Word, Excel, PowerPoint, OpenDocument ODF và ODS, nâng cao năng suất làm việc nhóm.
Những tính năng này của Synology Drive rất mạnh mẽ, đặc biệt phù hợp cho doanh nghiệp nhỏ và vừa. Việc tích hợp Synology Office giúp giảm phụ thuộc vào các dịch vụ bên thứ ba, chủ động hơn, an toàn hơn. Tuy nhiên, giao diện chỉnh sửa tài liệu có thể hơi khác một chút so với Google Docs, và tốc độ đồng bộ khi nhiều người cùng chỉnh sửa đôi lúc bị trễ nếu băng thông mạng hạn chế.
Tìm kiếm và quản lý dữ liệu thông minh
Synology Drive tích hợp công cụ Universal Search, giúp người dùng định vị tệp và thư mục ngay lập tức dựa trên tên, nội dung metadata, vị trí, loại tệp, kích thước hoặc ngày tháng. Tính năng này đặc biệt hữu ích trong môi trường doanh nghiệp với khối lượng dữ liệu lớn, giúp tiết kiệm thời gian tìm kiếm và tăng hiệu quả công việc.
Ngoài ra, Synology Drive cung cấp giao diện quản lý trực quan, cho phép người dùng giám sát dung lượng lưu trữ, yêu cầu tăng hạn ngạch với quản trị viên và tổ chức dữ liệu theo nhãn hoặc thư mục. Tính năng Nhận dạng Ký tự Quang học (OCR) trên ứng dụng di động còn cho phép quét và chuyển đổi tài liệu giấy thành tệp PDF hoặc PNG có thể tìm kiếm được.
Quản lý phiên bản và khôi phục dữ liệu
Một trong những tính năng mà người dùng NAS cũng rất cần đó là khôi phục lại các phiên bản cũ. Trong quá trình chỉnh sửa file, làm việc thao tác trên các file, đôi khi xảy ra các lỗi không mong muốn, người dùng sẽ có nhu cầu khôi phục trở lại phiên bản trước đó, đây chính là lúc Synology Drive nhảy ra cứu rỗi, vì nó có khả năng lưu lại các phiên bản khác nhau của dữ liệu.
Người dùng có thể xem lịch sử phiên bản, so sánh thay đổi, và khôi phục file/thư mục về trạng thái trước đó trực tiếp từ Synology Drive Client hoặc Admin Console. Đặc biệt hơn cả là Synylogy phát triển một công nghệ về sao lưu với tên gọi là Intelliversioning, đây là thuật toán độc quyền của Synology chỉ lưu giữ các phiên bản file có thay đổi đáng kể, giúp tiết kiệm dung lượng lưu trữ so với lưu toàn bộ phiên bản.
Để cài đặt thì người dùng có thể lựa chọn số lượng phiên bản muốn lưu lại, tuy nhiên, nếu chọn số lượng phiên bản càng nhiều thì sẽ càng tốn dung lượng lưu trữ, nên mình nghĩ lưu lại 2 – 3 phiên bản trước đó để đề phòng thôi là đẹp nhất. Tất nhiên với các công ty lớn, nhiều người tham gia làm việc chung thì có thể chọn lưu lại 8 phiên bản, để khi cần có thể phục hồi những dữ liệu quan trọng.
Kết luận
Synology Drive là một giải pháp lưu trữ đám mây riêng toàn diện, kết hợp các tính năng đồng bộ hóa, chia sẻ, quản lý và bảo mật dữ liệu trong một nền tảng duy nhất. So với các dịch vụ đám mây công cộng như Google hay Microsoft, Synology Drive mang lại lợi thế về quyền kiểm soát dữ liệu, bảo mật cao và không yêu cầu phí định kỳ, với dung lượng lưu trữ tùy ý khi đầu tư thiết bị NAS.
Có thể thấy, Synology Drive là lựa chọn lý tưởng cho cả cá nhân và doanh nghiệp muốn sở hữu một đám mây riêng an toàn và linh hoạt. Tích hợp thêm Synology Office và các công cụ thông minh như Universal Search hay Intelliversioning, Synology Drive không chỉ giúp lưu trữ dữ liệu mà còn nâng cao hiệu suất làm việc nhóm và bảo vệ tài sản số.
