Đối với những trường học đã và đang phụ thuộc vào các giải pháp SaaS năng suất trong nhiều năm qua, đây là thời điểm quan trọng để xem xét lại nhu cầu dài hạn của mình. Khi các nhà cung cấp như Google dừng cung cấp gói lưu trữ miễn phí không giới hạn năm 2022, và Microsoft gần đây thay đổi các gói dịch vụ giáo dục, các trường học đang phải đối mặt với những thách thức lớn như chi phí gia tăng và tính năng bị thu hẹp. Những thay đổi này càng làm nổi bật tầm quan trọng của việc áp dụng các hệ thống mang lại sự ổn định, khả năng mở rộng và kiểm soát.
Từ tháng 1 năm 2025, Microsoft sẽ thực hiện nhiều thay đổi lớn về chính sách giá của các gói Microsoft 365 Education, bao gồm việc ngừng gói Office 365 A1 Plus, giảm dung lượng lưu trữ chung xuống còn 100TB cho mỗi tổ chức, và giới hạn một số giấy phép chỉ sử dụng được trên nền tảng web, không có phiên bản máy tính như Word, Excel hay PowerPoint.
Những điều chỉnh này có thể buộc các trường học phải nâng cấp lên các gói trả phí đắt hơn hoặc phân bổ lại ngân sách để duy trì hoạt động. Không chỉ chi phí, các trường học còn đang đối mặt với mối lo về quyền riêng tư và bảo mật dữ liệu. Với lượng lớn thông tin nhạy cảm như hồ sơ học sinh, dữ liệu tài chính và nghiên cứu, các trường học trở thành mục tiêu của các cuộc tấn công mạng – với gần 80% trường học bị ảnh hưởng mỗi năm (Netwrix, 2024). Hơn nữa, việc tuân thủ các quy định như FERPA và GDPR yêu cầu hệ thống quản lý dữ liệu phải an toàn, bảo mật và dễ dàng kiểm tra – điều mà một số giải pháp SaaS hiện nay khó đáp ứng.
Chuyển sang các giải pháp năng suất tại chỗ giúp các trường học kiểm soát tốt hơn dữ liệu của mình, dự đoán được chi phí và mở rộng khả năng lưu trữ khi cần. Không giống như các giải pháp SaaS, dễ bị ảnh hưởng bởi việc tăng giá phí duy trì hay cắt giảm tính năng, hệ thống tại chỗ mang lại nền tảng ổn định và lâu dài hơn. Lưu trữ dữ liệu nội bộ cũng đảm bảo tính bảo mật, giúp các trường đáp ứng các yêu cầu tuân thủ đồng thời bảo vệ thông tin quan trọng.
Ví dụ, giải pháp năng suất tại chỗ như Synology Office Suite cung cấp các công cụ giúp nâng cao khả năng làm việc nhóm và giao tiếp, từ lưu trữ tệp an toàn, phân quyền chia sẻ linh hoạt, chỉnh sửa tài liệu theo thời gian thực, đến nhắn tin nội bộ tức thì – hỗ trợ cả dự án nhóm của học sinh lẫn quản lý dữ liệu trong đội ngũ giảng viên.
Đối với các quản trị viên IT, các giải pháp này còn giúp đơn giản hóa quy trình quản lý nhờ bảng điều khiển tập trung, các công cụ theo dõi trạng thái hệ thống và công cụ kiểm tra để đảm bảo tuân thủ chính sách. Tính năng phân quyền nâng cao cũng giúp phân bổ công việc hiệu quả hơn giữa các thành viên trong đội ngũ IT, đảm bảo quy trình vận hành trơn tru và giám sát hạ tầng số tốt hơn.
Những thay đổi từ các nhà cung cấp lớn có thể gây gián đoạn ngắn hạn, nhưng đồng thời cũng mang đến cơ hội để các trường học đánh giá lại hệ thống hiện tại. Các giải pháp năng suất tại chỗ chính là hướng đi bền vững giúp giảm gánh nặng chi phí, nâng cao bảo mật, và xây dựng nền tảng số vững chắc đáp ứng nhu cầu ngày càng thay đổi của giáo dục.
