Nguyễn Khánh Linh
New Member
Nhiều chủ quán băn khoăn không biết mình có nên đầu tư các loại phần mềm, thiết bị quản lý quán cafe hay không? Hoặc đơn giản là việc nếu tôi muốn đầu tư thì nên mua những gì và không cần mua gì? Chi phí của chúng ra sao? Vẫn có những quán cafe quản lý được thủ công mà không sử dụng phần mềm nào, liệu quán của tôi có được như vậy… Trong bài viết dưới đây, bên cạnh việc đánh giá các phương pháp quản lý hiện nay, CUKCUK.VN sẽ gợi ý cho anh chị chủ quán các loại thiết bị quản lý quán cafe cơ bản nhất những vẫn đảm bảo hiệu quả, áp dụng được với mọi mô hình
1. Quản lý thủ công và quản lý với phần mềm
Rào cản của các chủ quán khi đứng trước việc lựa chọn quản lý quán cafe với phần mềm chính là việc ngại thay đổi cách thức quản lý và yếu tố về giá cả. Tuy nhiên hãy hình dung một cách đơn giản nhất về phương diện giá cả, bạn đang đầu tư một công cụ giúp bạn giảm thiểu thời gian, công sức, giảm thiểu cả thất thoát không đáng có trong kinh doanh cho những thiết bị quản lý quán cafe kia, vậy sự đánh đổi ấy có đáng.
a, E ngại về chi phí
Ghi chép đơn bằng tay, cộng sổ cuối ngày, mọi giao dịch dựa trên giấy tờ lúc nhớ lúc quên không có lịch sử ghi nhận, vậy khi thất thoát, mất hàng hóa, mất tiền làm thế nào để nhận biết. Đơn giản việc bán đến đâu, biết đến đó, kiểm đếm đồ uống nào được nhiều người gọi cũng khó, chuẩn bị nguyên liệu cho hôm sau còn nhọc.
b, Tâm lý ngại thay đổi
Đôi khi việc quản lý thủ công quá lâu cũng khiến cho anh chị chủ quán cảm thấy ngại tiếp cận với các phương thức quản lý mới. Tâm lý chung là quản lý theo kiểu cũ vẫn đang hoàn toàn ổn, không có gì cần phải thay đổi nhiều, cả về cách thức vận hành và chi phí đều đang được kiểm soát “chặt chẽ”. Tuy nhiên khi được hỏi anh chị có nắm được một tháng mặt hàng nào bán chạy nhất, hay trong kho của mình nguyên vật liệu đang trong tình trạng thế nào thì câu trả lời chúng tôi nhận được đều mập mờ, không rõ ràng hoặc thậm chí không biết chúng còn hay hết. Lỗ hổng thất thoát cũng do đó mà nhiều hơn. Chủ quán mất mà không biết, kinh doanh duy trì nhưng không thể phát triển hơn.
2. Giải pháp quản lý hiệu quả với trọn bộ 5 thiết bị
a. Máy tính tiền
Với chức năng ghi nhận đơn hàng, tổng hợp và thanh toán, việc sử dụng máy tính tiền là vô cùng cần thiết. Đặc thù của mô hình quán cafe là thực đơn có rất nhiều đồ uống, với kích thước, định lượng, cũng như các chương trình ưu đãi khác nhau, việc sai sót nhầm lẫn sẽ được giảm thiểu tối đa khi quán cafe của bạn sử dụng các thiết bị, máy tính tiền hỗ trợ.
Hiện tại trên thị trường có rất nhiều loại máy tính tiền có giá dao động từ 5 triệu – 15 triệu tùy thuộc vào chức năng và nhu cầu sử dụng của chủ quán. Máy có thể 1 hoặc 2 màn hình (1 màn hình cho thu ngân, 1 màn hình để khách nhìn được đơn hàng của mình). Anh chị chủ quán có thể đầu tư cho quán mình màn hình POS cảm ứng hoặc sử dụng click chuột đều thuận tiện.
Một cách để tiết kiệm cho anh chị chủ quán mình có thể tận dụng máy tính để bàn hoặc laptop cài đặt thêm phần mềm tính tiền mà vẫn có thể in ấn, ghi nhận đơn và thanh toán cho khách hàng như bình thường.
b. Máy in hóa đơn
Sau khi khách hàng xác nhận thanh toán, hóa đơn sẽ được in làm 2 liên, 1 liên đưa khách hàng, 1 liên chuyển đến bộ phận chế biến. Tiêu chí để lựa chọn máy in là việc đảm bảo hoạt động ổn định, in màu rõ nét, tốc độ in cũng như chế độ bảo hành của máy in. Bên cạnh đó phụ thuộc vào nhu cầu, chủ quán hoàn toàn có thể lựa chọn, giá máy in từ 500 nghìn – 2.5 triệu đồng theo khổ giấy, công nghệ in và chế độ cắt giấy…
c. Máy in tem
Nếu anh chị chủ quán muốn dán tem nhãn lên ly cốc để dễ dàng chế biến hoặc để khách hàng nhận biết, anh chị có thể lựa chọn các loại máy in tem nhãn để phục vụ cho mô hình của mình đặc biệt là với những mô hình kinh doanh trà sữa, các đồ uống mang đi… Phần lớn các quán hiện nay đang sử dụng các loại máy in nhiệt, máy in bluetooth… Giống với máy in hóa đơn, máy in tem nhãn được kết nối với máy tính tiền để thực hiện bước kết tiếp của quy trình chế biến đồ uống. Bạn cũng cần lưu ý về cách hoạt động, sử dụng ổn định, độ sắc nét của giấy, cung khả năng in ấn tốc độ xử lý của máy ra sao.
d. Thiết bị ghi order cầm tay
Đối với các loại thiết bị order cầm tay, bạn có thể tận dụng chính điện thoại thông minh của nhân viên hoặc trang bị cho họ máy tính bảng tiện dụng trong quá trình ghi đơn hàng của khách. Các thiết bị này thường có giá từ 2 triệu đồng trở lên, hoạt động ổn định, độ bền cao.
e. Máy thanh toán POS
Việc thanh toán không sử dụng tiền mặt hiện nay đang được khách hàng vô cùng ưa chuộng. Điều này cũng đồng nghĩa với việc các chủ quán cafe cần trang bị thêm các phương thức thanh toán khác, phug hợp với nhu cầu của thực khách.
f. Điện thoại cài app quản lý
Để theo dõi, cập nhật tình hình kinh doanh của mình, anh chị chủ quán có thể trực tiếp sử dụng thiết bị di động của mình hoặc máy tính để bàn. Hầu hết các phần mềm quản lý hiện nay đều tích hợp các chức năng quản lý từ xa, chủ quán vắng mặt mà vẫn có thể xử lý, theo dõi công việc và hoạt động tại quán một cách chi tiết. Bởi vậy, anh chị không cần quá đắn đo vấn đề không quản lý được khi không trực tiếp có mặt.
1. Quản lý thủ công và quản lý với phần mềm
Rào cản của các chủ quán khi đứng trước việc lựa chọn quản lý quán cafe với phần mềm chính là việc ngại thay đổi cách thức quản lý và yếu tố về giá cả. Tuy nhiên hãy hình dung một cách đơn giản nhất về phương diện giá cả, bạn đang đầu tư một công cụ giúp bạn giảm thiểu thời gian, công sức, giảm thiểu cả thất thoát không đáng có trong kinh doanh cho những thiết bị quản lý quán cafe kia, vậy sự đánh đổi ấy có đáng.
a, E ngại về chi phí
Ghi chép đơn bằng tay, cộng sổ cuối ngày, mọi giao dịch dựa trên giấy tờ lúc nhớ lúc quên không có lịch sử ghi nhận, vậy khi thất thoát, mất hàng hóa, mất tiền làm thế nào để nhận biết. Đơn giản việc bán đến đâu, biết đến đó, kiểm đếm đồ uống nào được nhiều người gọi cũng khó, chuẩn bị nguyên liệu cho hôm sau còn nhọc.
b, Tâm lý ngại thay đổi
Đôi khi việc quản lý thủ công quá lâu cũng khiến cho anh chị chủ quán cảm thấy ngại tiếp cận với các phương thức quản lý mới. Tâm lý chung là quản lý theo kiểu cũ vẫn đang hoàn toàn ổn, không có gì cần phải thay đổi nhiều, cả về cách thức vận hành và chi phí đều đang được kiểm soát “chặt chẽ”. Tuy nhiên khi được hỏi anh chị có nắm được một tháng mặt hàng nào bán chạy nhất, hay trong kho của mình nguyên vật liệu đang trong tình trạng thế nào thì câu trả lời chúng tôi nhận được đều mập mờ, không rõ ràng hoặc thậm chí không biết chúng còn hay hết. Lỗ hổng thất thoát cũng do đó mà nhiều hơn. Chủ quán mất mà không biết, kinh doanh duy trì nhưng không thể phát triển hơn.
2. Giải pháp quản lý hiệu quả với trọn bộ 5 thiết bị
a. Máy tính tiền
Với chức năng ghi nhận đơn hàng, tổng hợp và thanh toán, việc sử dụng máy tính tiền là vô cùng cần thiết. Đặc thù của mô hình quán cafe là thực đơn có rất nhiều đồ uống, với kích thước, định lượng, cũng như các chương trình ưu đãi khác nhau, việc sai sót nhầm lẫn sẽ được giảm thiểu tối đa khi quán cafe của bạn sử dụng các thiết bị, máy tính tiền hỗ trợ.
Hiện tại trên thị trường có rất nhiều loại máy tính tiền có giá dao động từ 5 triệu – 15 triệu tùy thuộc vào chức năng và nhu cầu sử dụng của chủ quán. Máy có thể 1 hoặc 2 màn hình (1 màn hình cho thu ngân, 1 màn hình để khách nhìn được đơn hàng của mình). Anh chị chủ quán có thể đầu tư cho quán mình màn hình POS cảm ứng hoặc sử dụng click chuột đều thuận tiện.
Một cách để tiết kiệm cho anh chị chủ quán mình có thể tận dụng máy tính để bàn hoặc laptop cài đặt thêm phần mềm tính tiền mà vẫn có thể in ấn, ghi nhận đơn và thanh toán cho khách hàng như bình thường.
b. Máy in hóa đơn
Sau khi khách hàng xác nhận thanh toán, hóa đơn sẽ được in làm 2 liên, 1 liên đưa khách hàng, 1 liên chuyển đến bộ phận chế biến. Tiêu chí để lựa chọn máy in là việc đảm bảo hoạt động ổn định, in màu rõ nét, tốc độ in cũng như chế độ bảo hành của máy in. Bên cạnh đó phụ thuộc vào nhu cầu, chủ quán hoàn toàn có thể lựa chọn, giá máy in từ 500 nghìn – 2.5 triệu đồng theo khổ giấy, công nghệ in và chế độ cắt giấy…
c. Máy in tem
Nếu anh chị chủ quán muốn dán tem nhãn lên ly cốc để dễ dàng chế biến hoặc để khách hàng nhận biết, anh chị có thể lựa chọn các loại máy in tem nhãn để phục vụ cho mô hình của mình đặc biệt là với những mô hình kinh doanh trà sữa, các đồ uống mang đi… Phần lớn các quán hiện nay đang sử dụng các loại máy in nhiệt, máy in bluetooth… Giống với máy in hóa đơn, máy in tem nhãn được kết nối với máy tính tiền để thực hiện bước kết tiếp của quy trình chế biến đồ uống. Bạn cũng cần lưu ý về cách hoạt động, sử dụng ổn định, độ sắc nét của giấy, cung khả năng in ấn tốc độ xử lý của máy ra sao.
d. Thiết bị ghi order cầm tay
Đối với các loại thiết bị order cầm tay, bạn có thể tận dụng chính điện thoại thông minh của nhân viên hoặc trang bị cho họ máy tính bảng tiện dụng trong quá trình ghi đơn hàng của khách. Các thiết bị này thường có giá từ 2 triệu đồng trở lên, hoạt động ổn định, độ bền cao.
e. Máy thanh toán POS
Việc thanh toán không sử dụng tiền mặt hiện nay đang được khách hàng vô cùng ưa chuộng. Điều này cũng đồng nghĩa với việc các chủ quán cafe cần trang bị thêm các phương thức thanh toán khác, phug hợp với nhu cầu của thực khách.
f. Điện thoại cài app quản lý
Để theo dõi, cập nhật tình hình kinh doanh của mình, anh chị chủ quán có thể trực tiếp sử dụng thiết bị di động của mình hoặc máy tính để bàn. Hầu hết các phần mềm quản lý hiện nay đều tích hợp các chức năng quản lý từ xa, chủ quán vắng mặt mà vẫn có thể xử lý, theo dõi công việc và hoạt động tại quán một cách chi tiết. Bởi vậy, anh chị không cần quá đắn đo vấn đề không quản lý được khi không trực tiếp có mặt.
