Khi Dave Alperson lần đầu tiên nhận việc tại nhà kho Amazon năm 1997 dưới danh nghĩa nhân viên tạm thời làm theo giờ, việc của anh là dạo bộ quanh kho, cầm trên tay danh sách để tìm sản phẩm khách hàng mới đặt. Hàng hóa của năm 1997 đa số là sách.
Hai mươi năm sau, với tư cách là giám đốc khu vực vận hành Amazon tại Indiana, Alperson đang giữ trách nhiệm quản lý 18 nhà kho không giống một chút nào với nơi mà ông bắt đầu công việc. Amazon giờ đã bán hàng triệu sản phẩm khác nhau, hệ thống 149 nhà kho vận chuyển tới hàng chục ngàn kiện hàng một ngày: nhà kho giờ đây như một mê cung của hàng hóa đổ về từ mọi hãng, mọi ngóc ngách thị trường.
Nhưng đây lại là một mê cung ngăn nắp, từng miếng ghép được đặt vào một cách tỉ mỉ: những dây chuyền vận chuyển kết nối những cỗ máy làm đủ thứ việc, từ kiểm tra chất lượng, cân nặng cho tới dán nhãn mặt hàng.
Trong quá trình xây nên được hệ thống nhà kho tinh tế, Amazon đã hoàn toàn định nghĩa lại yếu tố hiệu quả cần có của một cái nhà kho, tính tới cả sự tiện lợi cho khách hàng. Dịch vụ dành cho khách hàng cấp cao Prime đưa ra lời hứa cho MƯỜI TRIỆU khách hàng rằng họ sẽ nhận hàng miễn phí vận chuyển, thời gian chờ tối đa là hai ngày, áp dụng cho hơn MỘT TRĂM TRIỆU sản phẩm của mình. Nội trong năm ngoái, Amazon vận chuyển tổng cộng NĂM TỶ (5.000.000.000) vật phẩm tới tay người dùng.
Bất ngờ chưa, yếu tố trọng tâm dẫn tới hệ thống hiệu quả đáng kinh ngạc không nằm tại một loạt robot tự động – thứ được ca ngợi nhiều nhất, không phải chính sách hay ho áp dụng vào bề nổi của hệ thống. Thậm chí còn chẳng phải công nghệ gì đột phá. Bất ngờ nữa: một vài yếu tố làm nên thành công đã xuất hiện từ lúc ông Dave Alperson đang làm công ăn lương theo giờ.
Đó chính là cách Amazon sắp xếp vật phẩm hoàn toàn ngẫu nhiên.
Trong một nhà kho ngăn nắp kiểu truyền thống, khi một thùng chứa sản phẩm kem đánh răng về tới kho, nó sẽ về khu tập hợp các sản phẩm X.
Trong nhà kho của Amazon thì khác: khi hộp 50 tuýp kem đánh răng về đến nơi, nhân viên sẽ mở hộp và lấy từng tuýp ra, đặt vào bất kì chỗ nào họ thấy trống. Hầu hết mọi sản phẩm đều được sắp xếp như vậy, chỉ trừ những sản phẩm quá to như tủ lạnh, máy giặt. Chúng không nằm theo thứ tự kích cỡ mà cũng không theo độ bán chạy.
Hệ thống ngẫu nhiên này đã tồn tại suốt chiều dài 24 năm lịch sử của Amazon và dưới con mắt chúng ta, ta sẽ nghĩ rằng kết quả cuối cùng sẽ hỗn loạn lắm. Chính vì công nghệ hiện đại, hệ thống cất đồ ngẫu nhiên mới có thể hoạt động trơn tru. Hai hệ thống cần nói tới là tốc độ và tần suất đặt hàng của khách, cùng với những thiết bị Amazon dùng để theo dõi mọi sản phẩm nằm trong nhà kho của mình.
Đầu tiên và nghe có vẻ ngược đời, việc tìm sản phẩm đặt ngẫu nghiên sẽ dễ hơn việc tìm tới đúng khu để tìm nhiều lắm. Nếu như có một khu vực "kem đánh răng" riêng, nhân viên có thể sẽ phải đi tới cả trăm mét để ra khu vực đó. Nhưng nếu kem đánh răng nằm tại 50 vị trí ngẫu nhiên, nhiều khả năng nhân viên sẽ tìm ra nó sớm hơn.
Sự ngẫu nhiên còn cho phép việc quản lý được dễ dàng hơn, khi mà khách hàng có thể sẽ đặt bất cứ thứ gì có trong kho của Amazon. Nhà kho chứa một lượng hàng hóa khổng lồ của đủ loại mặt hàng, có thể được xuất kho bất cứ lúc nào nhưng sẽ không có món hàng nào được tích tồn nhiều quá. Họ không thể có một cái nhà kho đủ lớn để chứa mọi thứ hàng mà cái nào cũng có số lượng lớn.
Kích cỡ nhà kho lớn nhất của Amazon đã đạt tới 92.900 m2. Nếu như họ mà cần một giá đựng kem đánh răng riêng, cần phải nhập mới thường xuyên thì có lẽ kích cỡ một nhà kho cần phải lớn thêm vài lần nữa. Việc đặt sản phẩm vào bất kì chỗ nào hở ra là một cách tiết kiệm diện tích nhà kho hiệu quả.
Việc Amazon bán thẳng sản phẩm cho khách hàng cũng là yếu tố khiến việc lưu trữ hàng ngẫu nhiên trong kho được hiệu quả. Họ chỉ cần bán một tuýp kem đánh răng cho khách hàng, chứ không phải bán một hộp 50 tuýp cho cửa hàng để bán lẻ, thế nên chẳng cần phải lưu trữ một hộp kem đánh răng 50 tuýp làm gì.
Amazon không phải cha đẻ của chiến thuật lưu kho hàng hóa độc đáo ấy, nhưng đây là công ty đầu tiên có thể biến nó thành một quy mô khổng lồ đến không tưởng.
Một thành tố quan trọng khác cho phép triết lý đặt hàng vào đâu cũng được thành công là hệ thống quản lý sản phẩm do chính Amazon thiết kế. Tại một nhà kho Amazon bất kì ở thời điểm hiện tại, trước khi nhân viên ném cái tuýp kem đánh răng lên cái kệ trống gần đó, họ sẽ dùng thiết bị cầm tay quét mã vạch của sản phẩm và của cái giá cất. Hệ thống máy tính sẽ lưu lại, theo dõi vị trí của mọi sản phẩm.
Năm 2012, Amazon mua lại công ty làm robot Kiva System với giá 775 triệu USD. Từ năm 2014 tới nay, Amazon đã đưa vào 100.000 robot vào 25 trên tổng số 149 nhà kho trên toàn thế giới. Những công nhân tự động luôn được nêu lên đầu tiên khi người ta nhắc tới sự hiệu quả của nhà kho Amazon, nhưng ít người biết rằng chúng sẽ không hoạt động trơn tru đến vậy nếu như không có hệ thống xếp đồ ngẫu nhiên được phát triển từ những ngày đầu.
Cách sắp xếp đồ đạc trong nhà kho có-robot không khác gì nhà kho không-robot. Điểm khác biệt chính: nhân viên làm việc tại nhà kho có-robot sẽ không phải đích thân mang sản phẩm đặt lên giá trống, robot sẽ mang cái giá trống đó tới cho từng người. Robot ở đây là những cỗ máy giống như những chiếc hộp nhỏ, nhấc giá đồ lên và chạy dọc theo một đường riêng. Các giá chứa đồ sẽ được hệ thống máy tính đảo liên tục để đưa chỗ trống ra phía ngoài. Chẳng phải lo về việc đồ đạc sẽ lộn xộn, bởi vì vị trí của chúng đã ngẫu nhiên sẵn rồi!
Những con robot từ Kiva System khiến hệ thống ngẫu nhiên của Amazon càng hiệu quả và nhanh chóng hơn. Năm 2016, Ngân hàng Đức đưa ra thông số cụ thể: nhân viên làm bằng tay sẽ mất khoảng 60-75 phút để hoàn thành vòng xoay nhận đơn và giao hàng, hệ thống nhà kho có robot chỉ làm mất có 15 phút. Những nhà kho có thể chứa được lượng hàng nhiều hơn 50%.
Ông Theobald, người đã từng áp dụng robot vào cả cách thức xếp hàng hóa truyền thống lẫn cách thức phân bố hàng hóa ngẫu nhiên, có vài ý kiến chỉ người trong ngành mới hiểu. Khi ông bắt đầu áp dụng vào 20 năm trước, chỉ khoảng 20% nhà kho áp dụng chiến thuật sắp hàng ngẫu nhiên. Giờ con số đó đã là 50%. Việc xếp đồ ngẫu nhiên cực kì thích hợp khi không gian chứa hàng ít, hoặc số lượng cũng như việc xuất/nhập kho trở nên khó đoán.
"Việc bán lẻ hàng hóa rất bất định, nhất là khi chuyển hàng tới thẳng khách hàng chứ không về những cửa hàng phân phối", John Bartholdi, giáo sư ngành kĩ sư hệ thống công nghiệp tại Georgia Tech nói. "Cả Amazon và Wal-mart đều có số lượng mặt hàng rất lớn và cũng chuyển hàng rất nhiều, chỉ chuyển đơn lẻ từng chiếc một. Có thể nói là bất khả thi để lên kế hoạch và quản lý hệ thống lưu trữ hàng trong một môi trường làm việc năng động như vậy".
Sau khi Amazon đã nâng trần mức độ hài lòng của khách hàng bằng việc đưa ra chính sách giao hàng chỉ trong 2 ngày, rất nhiều hãng bán lẻ khác chỉnh sửa việc lưu trữ hàng hóa bằng việc tách hàng ra nhiều kho nhỏ, cho họ một khả năng nào đó hàng sẽ nằm gần khách hơn, giảm chi phí vận chuyển xuống. Rất nhiều công ty khác lại đang nhắm vào việc tự động hóa kho hàng, vừa cắt giảm chi phí trả công cho lao động lại vừa thêm thời gian tập trung vào việc vận chuyển đơn hàng.
Amazon hiển nhiên là không chịu thụt lùi trong cuộc đua xem ai giao hàng nhanh hơn, họ đang xây dựng hãng chuyển phát hàng đường không của riêng mình cũng như thử nghiệm sử dụng drone để giao hàng nhanh chóng. Ai cũng biết việc giao hàng nhanh quan trọng nhất là phải đơn giản nhất có thể, nhưng hãy nhớ rằng mọi sự nhanh chóng ấy đều xuất phát từ cái nhà kho, nơi mà chiến thuật của Amazon dặn nhân viên rằng cứ cất đồ ở bất cứ chỗ nào có thể là được.
Theo Genk
